Pengertian, Jenis, Manfaat Dan Tujuan Dokumentasi Secara Lengkap

Dokumentasi ialah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan membuatkan macam dokumen. Salah satu caranya ialah dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi tersebut mampu berupa karangan atau tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan lain sebagainya. Dengan kata lain pengertian dokumentasi secara umum ialah suatu program untuk melakukan pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen terhadap suatu wacana tertentu.

Pengertian, Jenis, Manfaat Dan Tujuan Dokumentasi Secara Lengkap

Para hebat menunjukkan pengertian dokumentasi sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang memiliki keterkaitan dan keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan. Oleh alasannya yakni ialah itu, sehingga kemudian dokumen tersebut sangat penting keberadaannya.

Adapun fungsi dari dokumentasi, yaitu:

1. Untuk menunjukkan informasi terkait isi dokumen bagi pihak-pihak yang memerlukan
2. Sebagai penjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang dimuat dalam dokumen
3. Menjaga agar dokumen tidak rusak
4. Sebagai alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
5. Sebagai alternatif penyimpanan dan penyelamatan fisik serta isi dokumen

Pengertian dokumentasi selanjutnya ialah menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) yang menjelaskan bahwa dokumentasi ialah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; santunan atau pengumpulan bukti dan keterangan mirip gambar, kutipan, kliping, dan materi contoh lainnya.

Selanjutnya menurut Ensiklopedia Britania, menjelaskan bahwa dokumentasi ialah pengawasan dan penyusunan biografi dengan memakai alat-alat mirip indeks, inti sari, dan esai, selain mampu juga memakai cara tradisional agar informasi tersebut isa di capai. Yang terakhir ialah menurut FDI (Federation International de Decomentation) mengartikan dokumentasi ialah proses mengumpulkan dan menyebar dokumen-dokumen dari semua jenisnya wacana semua lapangan pekerjaan manusia. Tujuan dilakukannya program dokumentasi ialah untuk menerima keterangan pengetahuan serta bukti. Dokumentasi berperan sebagai unit pelayanan dalam bidang dokumentasi, sebagai media penerbit suatu jurnal publikasi, alat dasar dalam menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah, untuk mengembangkan sistem pengelolaan dokumen, dan lain sebagainya. Kegiatan dokumentasi dilakukan dengan cara mencari dan mengumpulkan bahan-bahan, mencatat isi dokumen, pengolahan dokumen, produksi dokumen, penyajian dan penyebarluasan dokumen dan menyimpan dan menjaga dokumen tersebut.

Pentingnya suatu tragedi tidak akan penting lagi, kalau tidak memenuhi syarat dokumentasi sebagai pembuktian. Dokumentasi menjadi suatu yang sangat penting bagi eksklusif maupun suatu organisasi perusahaan. Sebagaimana fungsinya, dokumentasi mampu menyelamatkan posisi Anda dalam suatu tuduhan yang tidak menyenangkan. Ataupun mampu dijadikan alat untuk menjatuhkan orang lain. Pada umumnya dokumentasi dimiliki oleh berbagai macam lembaga. Dokumentasi terdiri kedalam beberapa jenis, diantaranya:

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

• Dokumen literer, seperti: buku, majalah, dan film
• Dokumen korporil, seperti: patung, fosil dan lain sebagainya
• Dokumen privat, mirip surat niaga, surat dinas, laporan

Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

• Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara eksklusif dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Jenis Dokumen Menurut Jenisnya

• Dokumen fisik, ialah dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
• Dokumen intelektual, mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi

• Dokumen Primer, seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
• Dokumen Sekunder, pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
• Dokumen Tersier, seperti: buku, teks panduan literatur.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Paul Otlet (International Economic Conference 1905)

Menurut Paul Otlet, pengertian dokumentasi ialah program khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.

Encyclopedia Britanica

Menurut Encyclopedia Britanica, pengertian dokumentasi ialah semacam pengawasan dan penyusunan bibliografi yang memakai alat-alat mirip indeks, sari karangan dan isi bibiliografi disamping memakai cara tradisioanl “klasik dan katalogisasi”, untuk membuat informasi itu mampu dicapai.

Federataion Internationale De Decomentation

Menurut Federation Internationale De Decomentation (FID), pengertian dokumentasi ialah “documentation c’ est reunir, classer et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine” (mengumpulkan berbagi dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia).

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), pengertian dokumentasi ialah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; santunan atau pengumpulan bukti dari keterangan mirip gambar, kutipan, guntingan koran, dan materi contoh lain.

 

Ensiklopedia Britania

Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi ialah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan memakai alat-alat mirip indeks, inti sari dan esai, selain mampu juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut mampu tercapai.

Wikipedia

Menurut Wikipedia, pengertian dokumentasi ialah sebuah cara yang dilakukan untuk menyedikan dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.

Fungsi dan Tujuan Dokumentasi

Fungsi Dokumentasi

Adapun fungsi dokumentasi yaitu:

1. Memberikan informasi mengenai isi dokumen bagi yang memerlukan
2. Menyiapkan alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
3. Menyimpan dan menyelamatkan fisik seta isi dokumen
4. Menjaga dokumen dari kerusakan
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai materi penelitian para ilmuwan
6. Mengebangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
7. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi yang termuat dalam dokumen

Tujuan Dokumentasi

Tujuan dilakukan program dokumentasi yaitu untuk menerima keterangan dan penerangan pengetahuan serta bukti.

Peranan Dokumentasi

Adapun kiprah dokumentasi bagi suatu organisasi yaitu:

1. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
2. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
3. Menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah
4. Mengembangkan sistem pengolahan dokumen
5. Menerbitkan dan mengembangkan katalog pengembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan Dokumentasi

Adapun program atau kiprah dokumentasi yaitu:

1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan.
2. Mencatat dokumen.
3. Mengelolah dokumen.
4. Memproduksi dokumen.
5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.
6. Menyimpanan dan memelihara dokumen.

Jenis-Jenis Dokumen

Terdapat berbagai macam jenis dokumen, berikut selengkapnya:

Jenis Dokumen Berdasarkan Kegiatannya

1. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan, misalnya seperti: Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
2. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli, misalnya seperti: cek, nota, kwitansi
3. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi mengenai informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan, misalnya mirip Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah

Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Dokumen literer, yaitu dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam
2. dan biasanya dokumen ini dikumpulkan di perpustakaan). Contohnya seperti: buku, majalah, dan film
3. Dokumen korporil, yaitu dokumen berupa benda bersejarah. Biasanya dokumen ini dikumpulkan di museum. Contohnya seperti: patung, fosil dan lain sebagianya
4. Dokumen privat, yaitu dokumen berupa surat atau arsip dan biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contohnya mirip surat niaga, surat dinas, laporan

Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

1. Dokumen dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara eksklusif dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Terdapat 3 jenis dokumen dinamis yaitu dokumen dinamis aktif (dokumen yang digunakan terus menerus), dokumen dinamis semiaktif (dokumen yang sudah menurun), dan dokumen dinamis inaktif (dokumen yang jarang digunakan).
2. Dokumen statis, yaitu dokumen yang tidak digunakan secara eksklusif dalam pekerjan kantor.

Jenis Dokumen Menurut Sifatnya

1. Dokumen tekstual, yaitu dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
2. Misalnya seperti: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain sebagainya.
3. Dokumen nontekstual, yaitu dokumen yang berisi beberapa teks misalnya mirip peta, grafik, gambar, rekaman dan lain sebagainya.

Jenis Dokumen Menurut Jenisnya

1. Dokumen fisik, yaitu dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana dan lain sebagainya. Dengan kata lain, dokumen fisik berupa berkas surat-surat.
2. Dokumen intelektual, yaitu dokumen yang mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

Jenis Dokumen Menurut Dokumentasi

1. Dokumen Primer, yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai hasil penelitian asli atau eksklusif dari sumbernya. Contohnya seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
2. Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang berisi informasi mengenai literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
3. Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang berisi informasi wacana literatur sekunder, misalnya seperti: buku, teks panduan literatur.

Sumber https://www.duniaedukasi.my.id/